Szolgáltatások

KUTATÁSI SZABÁLYZAT

A.) A levéltárról

1. §. A Dunántúli Református Egyházkerület Levéltára kutatási szabályzata a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló az 1995. évi LXVI. tv. (a továbbiakban: Ltv.), az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló az 2011. évi CXII. tv. és a közlevéltárak és nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) sz. Emberi Erőforrások Minisztériuma (EMMI) rendelet (a továbbiakban: Lrend.) iránymutatása alapján készült.

2. §. A Dunántúli Református Egyházkerület Levéltára a Ltv. 30. §-ának (1) bekezdése szerint bejegyzett nyilvános magánlevéltár. A kutatási szabályzatot a nyilvános magánlevéltárakra vonatkozó rendelkezések határozzák meg.

B.) A kutatás adminisztrációjáról

3. §. A levéltár iratai jogos igény esetén a levéltár-igazgató engedélyével ingyenesen kutathatók. Jogos igény akkor állhat fönn, ha az iratokat a kutató hivatalos, tudományos, pedagógiai, helytörténeti vagy családkutatási célra kívánja felhasználni.

4. §. A kutatási engedély annak a személynek adható, aki 18. életévét betöltötte, és a levéltári kutatáshoz megfelelő felkészültséggel rendelkezik. A kutató a kutatási engedély aláírásával vállalja, hogy a kutatásra átvett levéltári anyag épségét biztosítja, annak rendjét megtartja. Kiskorú személy a gondviselő által kitöltött és aláírt felelősségvállalási nyilatkozat leadásával jogosult a kutatásra.

5. §. A kutatás megkezdése előtt a kutató regisztrálása a kutatási kérelem kitöltésével kezdődik. A kutatási engedély és a látogatójegy kiadásakor a levéltár nyilvántartásba veszi a kutató adatait: nevét, születési nevét, anyja nevét, továbbá születési helyét és idejét, lakcímét, e-mail címét, telefonszámát, a kutatási téma és időhatár megjelölését.

6. §. Az adatok felvétele és a kutatás engedélyezése az erre a célra bevezetett formanyomtatványon történik, amelyet a levéltár nyilvántartás céljából megőrzi és az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. számú törvény rendelkezései szerint kezeli. A kutatási engedély az adott naptári évre szól, ezért évente megújítandó. Elveszett vagy megrongálódott látogatói jegyet a levéltár díjmentesen egyszer pótol, a továbbiakban 1000 ft díjat számol fel az új látogatójegy kiállításáért.

7. §. A kutató vállalja, hogy publikációiban a levéltárban őrzött és fölhasznált forrásokra a tudományos igényeknek megfelelően hivatkozik, közleményeinek egy példányát a megjelenést követő egy hónapon belül (papíron vagy digitális adathordozón) díjmentesen megküldi a levéltárnak. Amennyiben az Alaptörvény szerinti személyiségi jogokat sértő adatokat hozna nyilvánosságra, viseli az ezzel kapcsolatos anyagi és büntetőjogi felelősséget.

8. §. A látogatói jegy kiadását elutasító döntést az igazgató írásba foglalva, indoklással közli az ügyféllel. A kutatói engedély megtagadása esetén az egyházkerület püspökéhez lehet fellebbezni.

9. §. A kutatói engedély teljes vagy részleges felfüggesztéséről a levéltár-igazgató dönt. A kutatási engedély visszavonható attól a személytől, aki a levéltárból iratanyagot tulajdonít el, a levéltári iratanyagot szándékosan vagy gondatlanságból megrongálja, az iratanyagot engedély nélkül bármilyen formában sokszorosítja, a már rendezett iratanyag rendjét önkényesen megváltoztatja, a levéltári anyag használatára vonatkozó előírásokat és személyiségi jogokat megsérti.

C.) A kutatószolgálatról

8. §. A kutatás előzetes bejelentkezés alapján a levéltár kutatótermében történik.

9. §. A levéltár munkanapokon, kedd–péntek napokon, 9–16 óra között tart nyitva. Hétfői napokon, illetve nyáron augusztrus 1–31. között zárva tart. A levéltár a kutatóterem nyitvatartási idejét, időleges zárva tartását, valamint az intézmény elérhetőségeit, megközelítési módját nyilvánosan is közzéteszi. A kutatóterem felügyeletét a levéltár megbízott munkatársa látja el. A kutatószolgálatot vezető levéltáros minden egyes kutatási esetben köteles a kutatót regisztrálni. Csoportos kutatás esetén a csoport minden tagja köteles beiratkozni. A látogatói jegy igénylése és kiadása formanyomtatványon történik. A kérőlapon az iratok átvételét a kutatóval minden esetben alá kell íratnia.

10. §. A kutatóteremben tilos ételt, italt fogasztani, mobiltelefont használni, hangoskodni, agresszív módon viselkedni, a kutatóterem nyugalmát egyéb módon megzavarni. Étkezésre a kutatóterem előtti étkezőt, társalgót lehet igénybe venni. Kabátot, esernyőt, hátizsákot, bevásárlószatyrot, a hordozható számítógép-táskát az előtérben, illetve az arra kijelölt helyen kell elhelyezni.

11. §. A kutatóteremben és a levéltár épületében dohányozni tilos. Dohányozni csak az udvaron, az e célra kijelölt helyen lehet.

12. §. A kutatótermi levéltáros feladatai: vezeti a kutatótermi nyilvántartásokat; intézi a látógatójegy kiállítását, a kérőlap alapján a kutatók rendelkezésére bocsájtja a megfelelő levéltári segédleteket; tájékoztatást ad a levéltári anyagról; a kikért iratokat a segédletek alapján előkeresi és a kutatónak átadja; másolatokat készít vagy készíttet az iratokról; statisztikát vezet a kutatóterem forgalmáról. A kutató személyes anyagi és büntetőjogi felelősségét fenntartásával felel a kutató számára kiadott iratanyagért. Nem feladata a kutató munkájának részbeni elvégzése (pl. a kutatásra kikért anyag olvasásában való segítségnyújtás, a forrás értelmezése, a szöveg idegen nyelvből való magyarra fordítása, feldolgozása).

13. §. A kutatók munkáját technikai eszközök (fénymásoló, mikrofilmleolvasó, szkennerek, számítógépek), szakkönyvtár, nyomtatásban megjelent és számítógépen hozzáférhető levéltári segédletek segítik. A segédletek használata díjtalan, a másolatok készítése díjszabás szerint fizetendő.

14. §. A levéltári anyag kiadása kutatónapokon 9–14 óra között történik. A kutató számára egyszerre meghatározott mennyiségű irat kérhető és adható ki: az iktatott iratokból egyidejüleg legfeljebb 15 ügyirat, raktári egységenként kiadható anyagnál egyidejüleg legfeljebb 5 doboz; kötetek esetén 5 kötet, mikrofilmek esetén 5 mikrofilmtekercs. Iktatott ügyiratoknál az ügyiratszám szerint kikért mennyiség nem haladhatja meg a 0,5 ifm terjedelmet. Miután a kutató végzett az anyag kutatásával, a kérés megismételhető. A kikért, de kutatásra át nem vett iratanyagot a levéltár 7 napos várakozási idő után reponálja. Amennyiben valamelyik anyagról már készült biztonsági másolat, abban az esetben azt kell a kutatónak kiadni. Az eredeti iratanyag használata nem megengedett, ha az iratanyag fizikai állapota azt nem teszi lehetővé. Ilyen esetben az eredeti irat digitalizált változatát a kutató a kutatótermi számítógépes terminál segítségével tanulmányozhatja.

15. §. A kutatott anyagról a kutató reprodukciót kérhet. Fénymásolat és szkennelés csak korlátozott mennyiségben, az állományvédelmi szempontok figyelembe vételével, a levéltár munkatársai által történhet. A már digitalizált iratanyagról saját eszközzel reprodukció nem készíthető, csak a levéltár által készített másolat használható. Ettől indokolt esetben lehet csak eltérni. A másolatkészítés díjköteles. A reprodukciós díjakat a Másolati szabályzat mellékletében található díjszabás tartalmazza.

16. §. Ha az elkészült fotómásolat publikációs céllal készült, annak közlése a levéltárigazgató engedélyéhez kötött, és eseti megállapítású jogdíj ellenében lehetséges.

17. §. A levéltári iratanyag reprodukálás céljából igazgatói engedéllyel akkor kölcsönözhető, ha azt a levéltár a saját eszközeivel nem tudja elvégezni. Kölcsönözhető továbbá állományvédelmi, restaurálási munkára, egyházfőhatósági felhasználásra (megfelelő igazolással), kutatásra (arra felhalmozott egyházi vagy állami gyűjtemény részére), és kiállításra. Kölcsönzésre csak a levéltárigazgató írásos engedélyének birtokában van lehetőség. A kölcsönző a kölcsönzött levéltári iratanyag iránt teljes, korlátlan felelősséggel bír. A kölcsönzés meghatározott időre szól.

D.) Kutathatóság, kutatási korlátozások

15. §. Tárgyuk alapján az 1995.évi LXVI törvény IV. fejezet 22.§.-a szerint keletkezett iratok közül kutatási korlátozás alá esnek, és csak a 7. §-ban meghatározott engedély esetében kutathatók a következők:

a.) időhatár megjelölése nélkül a „titkos” minősítésű dokumentumok;

b.) a lezárt letétek, melyek kutatási feltéleit a levéltárban elhelyező egyházi hatóság vagy személy a letéti szerződésben határozza meg;

c.) az 1895.október 1. után keletkezett anyakönyvek;

d.) a keletkezésük évét követő 70 év elteltéig az egyházi bírósági ügyiratok;

e.) az 1995. évi LXVI. törvény IV. fejezet 22. §-a szerint a külállamokkal létesített kapcsolatokra vonatkozó iratok; a világi személyek iratai; a lelkészek személyi ügyei – az egyházi  szolgálattevők által nyilvánosságra hozott adatok, kimutatások kivételével;

f.) a levéltárigazgató által meghatározott iratok (pl. a restaurálásra szoruló, rendezetlen, fóliázatlan iratok).

16. §. A személys adatokat tartalmazó levéltári anyag a Ltv. 24. § (1) és (2) bekezedése értelmében csak az érintett személyek elhaltát követő 30. év után kutathatók. Ha az elhalálozás pontos ideje nem ismert, akkor a születés évét követő 90. év után – ha pedig sem a születés, sem a halálozás nem ismert, akkor az irat keletkezésétől számított 60. év után válik kutathatóvá a rájuk vonatkozó irat.

16. §. A korlátozás alá eső iratok kutatása esetén a kutatónak külön írásos nyilatkozatot kell tennie, hogy a megismert és kigyűjtott személyes adatokat a személyes adatok védelméről szóló 1992. évi LXIII. tv. 32. §-ában meghatározott módon kezeli és használja fel, és az adatok nyilvánosságra hozatala esetén az esetlegesen felmerülő büntetőjogi és polgári jogi felelősséget vállalja. A nyilatkozatban meg kell jelölni az adatkezelés helyszínét is.

16. §. Az általános időhatárbeli és egyéb kutatási korlátok a levéltár fenntartójának külön engedélyével feloldhatók személyes érintettség, továbbá tudományos céllal történő kutatás esetén. Az ilyen rendhagyó kutatási kérelmek elbírálásához szükséges a személyesen érintett személy írásbeli nyilatkozata, illetve a tudományos kutató esetén a munkáltató vagy megbízó szerv (egyetem, kutatóintézet) megbízó vagy ajánló levele.

14. §. Jelen szabályzat az aláírás napján lép hatályba és a már folyamatban lévő ügyekre is vonatkozik.

Pápa, 2019. szeptember 30.